A quién no le ha ocurrido… Entras a una reunión. Se alarga varias horas y, al salir, te das cuenta de que no habéis llegado a ninguna conclusión. Ha servido de muy poco o, en algunos casos, para absolutamente nada. ¿Tan difícil es realizar reuniones productivas? Pues no tanto, pero hay que seguir ciertas pautas para no caer en el desorden y la improductividad.
En este artículo vamos recopilamos los errores y vicios recurrentes que hacen que las reuniones no lleguen a buen puerto. Después veremos algunos consejos que te servirán para organizar y celebrar reuniones productivas que realmente sirvan para avanzar, determinar tareas o planificar.
Errores que convierten las reuniones en una pérdida de tiempo
¿Qué es lo que hace que una reunión sea improductiva? Hay varios factores que contribuyen a que las reuniones se conviertan en una pérdida de tiempo que no ayuda ni beneficia a nadie.
La duración es excesiva
Cuando una reunión se alarga demasiado, somos incapaces de rendir al máximo. Esto provoca que no estemos concentrados y, por tanto, el aprovechamiento de la sesión es menor. Normalmente, nuestra capacidad de atención empieza a caer transcurrida una hora desde el inicio de una reunión. Y a la hora y media, la asimilación de lo que sucede en la misma es muy baja.
No hay un objetivo
Es muy habitual que las reuniones se celebren sin ningún objetivo en concreto. Simplemente para “cumplir con la obligación” de reunirse. Cuando las reuniones no tienen un propósito claro, es imposible obtener soluciones o avanzar en un proyecto, ya que los participantes no saben a dónde se pretende llegar y, por tanto, tampoco saben cómo intervenir.
No hay un orden
Otro error frecuente en la organización de las reuniones es no seguir un orden concreto en los temas que se quieren discutir. Muchas veces esto se debe sencillamente a no se ha elaborado un índice o escaleta con los puntos a tratar. En otras ocasiones, pese a haber una planificación previa, la reunión deriva en otros temas y se pierde el hilo de lo importante.
Falta un moderador
La figura del moderador es esencial para que las reuniones sean productivas. Si no lo hay, la conversación puede desembocar en puntos muertos o desviarse del tema central. Un error muy común es que las reuniones fluyan de manera natural como si fuesen conversaciones informales, lo cual genera divagaciones innecesarias, falta de organización en las intervenciones y participación dispar de los participantes.
Cómo organizar reuniones productivas
A continuación te damos las 12 claves para tener reuniones productivas, eficaces y eficientes sin consumir un tiempo de trabajo excesivo:
1. Prescindir de las reuniones innecesarias
La reuniones no son malas per se. Al contrario: son una de las formas más útiles de llegar a conclusiones y avanzar en determinadas fases de los proyectos. Sin embargo, no siempre son la mejor opción para resolver una cuestión o discutir un tema. Es habitual en las empresas la “reunionitis”, una tendencia a celebrar demasiadas reuniones a la ligera.
A veces, tener una reunión es un consumo de tiempo y recursos innecesario. Hay situaciones en las que un correo electrónico o una llamada telefónica bastan para solucionar un problema o ponerse al día. De este modo se evita perder tiempo en reuniones de varias horas.
2. Tener un objetivo claro
El propósito de la reunión es uno de los elementos más importantes. Es aconsejable identificar dos o tres objetivos principales como máximo. De este modo nos aseguramos que los participantes se enfoquen en encontrar soluciones encaminadas a esos objetivos y no se pierdan en el camino.
3. Ceñirse al orden del día
Para tener reuniones productivas es fundamental para establecer una agenda en la que se recopilen los temas que se van a debatir. Además, la reunión debe discurrir por ese cauce y no salirse del eje vertebrador. De lo contrario, la reunión se extenderá sin motivo y no será productiva.
4. Establecer una duración máxima
Ser productivo es hacer algo en el menor tiempo posible. En el ámbito de las reuniones debe aplicarse la misma regla. En primer lugar, hay que fijar un tiempo limitado para la reunión. Puede ser de 30 minutos, 45 minutos, 1 hora o hasta una hora y media. Las reuniones que duran más de una hora y media se vuelven improductivas.
En todo caso, el tiempo establecido debe ser el máximo. Si se consiguen los objetivos en menos tiempo, mejor aún. Si se alarga la reunión debemos fijarnos en el motivo. ¿Se han aportado soluciones o ideas útiles? En ese caso no hay problema.
Lo desaconsejable es prolongar una reunión en la que, en vez de aportar soluciones, surgen más problemas o temas que no estaban en la agenda. En casos de este tipo, lo mejor es aplazar esas nuevas cuestiones y programar nuevas reuniones.
Por otro lado, algo muy importante para poder ajustarse a la duración programada es la determinar el tiempo que se dedicará a cada tema y cada objetivo y procurar respetarlo.
5. Contar con las personas estrictamente necesarias
Una reunión no es más productiva porque se convoque a más personas. La clave es invitar a las personas necesarias. Es decir, a aquellas que tienen algo importante que aportar.
En este sentido, la asistencia de unos u otros debe estar regida por el propósito de la reunión. Aquellos que solo necesitan estar informados de lo hablado en la reunión deberían tener suficiente con recibir un documento con el acta-resumen.
En términos generales, es recomendable que a las reuniones asistan un máximo de ocho personas. Hay que tener en cuenta que los grupos reducidos promueven una mayor y mejor participación. Para elegir a los participantes hay que pensar quiénes son los que pueden realizar las contribuciones más relevantes.
6. Preparar individualmente la reunión
Una de las claves de celebrar reuniones productivas es ir preparado. Esto implica una responsabilidad individual. El organizador y el moderador (pueden ser la misma o distintas personas) son los que tienen más peso y en la preparación de la reunión. Sin embargo, cada asistente debe tener una idea clara de cuál será su contribución en la reunión.
Para que cada participante pueda llevar la reunión preparada, debe conocer de antemano los temas y objetivos que se tratarán. Por lo tanto, es tarea del organizador facilitar el material o la información necesaria para que los asistentes acudan debidamente preparados. Además, es muy recomendable explicar claramente cuál es la contribución que se espera de cada participante (sobre qué deberá hablar).
7. Contar un un moderador o conductor
Como hemos anticipado, es imprescindible para las reuniones productivas que haya un moderador o conductor. Es decir, alguien que se encargue de dirigir la conversación hacia los objetivos establecidos siguiendo los temas programados.
8. La figura del organizador
También es muy importante la figura del organizador, que en muchas ocasiones es el propio moderador. Este es el responsable de todos los preparativos: reservar y habilitar la sala de reunión, convocar a las personas adecuadas y decidir los temas a tratar.
9. Dejar constancia por escrito
Es clave que la reunión se plasme en un documento. De nada vale una reunión muy productiva si no se genera un contenido escrito que deje constancia y dé forma a esas ideas orales. Toda la información producida durante la reunión debe registrarse para que sea de utilidad a quienes han participado en ella y, en especial, a quienes no han estado allí.
10. Extraer conclusiones
Después de toda reunión hay que dedicar un tiempo a recopilar, sintetizar y articular la información más valiosa que hemos obtenido en la misma. Solo de esta manera conseguiremos traducir los acuerdos en tareas y acciones concretas que sirvan a la consecución de los objetivos.
Reuniones productivas online
Un caso muy particular que merece especial dedicación son las reuniones virtuales, cada vez más practicadas en el entorno digital actual. Si quieres saber cómo organizar reuniones online de manera eficiente, hemos escrito este post específico para que enseñarte los trucos más útiles.