Las herramientas online son algo normalizado desde hace algún tiempo en las empresas. Trabajar en remoto y tener reuniones online es algo que forma parte de las rutinas profesionales en una gran mayoría de las organizaciones. Especialmente en aquellas más cercanas al sector digital.
Sin embargo, administrar y coordinar los equipos de forma remota no siempre es fácil. Y las empresas se enfrentan al reto de implementar mecanismos y sistemas para mantener una comunicación fluida y eficiente entre los equipos. Como en todo, internet tiene ventajas y desventajas.
Las videollamadas, como parte de la rutina de trabajo habitual, ofrecen una gran ventaja para fomentar el teletrabajo y la flexibilidad laboral. No obstante, a veces el resultado real de las reuniones online en empresas es, por desgracia, caótico e improductivo.
Plataformas como Zoom, Google Meet o Teams nos permiten ponernos en contacto con uno o más usuarios a través de audio y video, compartir documentos con ellos o incluso compartir lo lo que estamos viendo en nuestra propia pantalla. ¿Pero estamos usando bien este recurso? ¿Estamos aprovechando realmente las ventajas de las reuniones online?
La respuesta, en la mayoría de casos, es negativa. Pero es normal. Nadie nos ha enseñado cómo debemos comunicarnos en una reunión online. Tampoco nos han explicado cómo debemos preparar las reuniones online ni cómo afrontarlas. Este artículo reúne los consejos más importantes sobre cómo organizar reuniones virtuales con equipos o clientes para que estas sean más útiles y beneficiosas.
Reuniones online productivas y efectivas: cómo realizar videoconferencias de trabajo
1. Programación previa de las reuniones online
Sigue siendo muy común al iniciar una videollamada no poder escuchar al resto de los participantes, ver su imagen o su pantalla compartida. Si la llamada involucra a miembros de su equipo, es posible que pueda permitirse perder unos minutos para resolver el problema. Sin embargo, hay ocasiones en las que las reuniones son con clientes y cada minuto es fundamental. Es recomendable comprobar la velocidad de Internet antes de iniciar la llamada.
Para evitar este inconveniente que puede retrasar o arruinar la presentación, lo ideal es que el responsable de la reunión facilite a los participantes los pasos a seguir en esta herramienta en particular. Esto dependerá de la importancia de la reunión o de su propósito y de la frecuencia con la que se utilice.
Uno de los requisitos básicos más importantes es probar el correcto funcionamiento del micrófono, los auriculares y la cámara. También se recomienda que ya haya instalado la aplicación, la haya actualizado y haya registrado a la persona. Estos pasos deben revisarse unos minutos antes del inicio de la presentación.
2. Escoger la plataforma adecuada para cada reunión virtual
Las herramientas de videoconferencia para mantener reuniones laborales han crecido considerablemente en los últimos meses. Ahora se da por hecho el poder compartir documentos, pantallas, pizarras, chats, crear salas de reuniones paralelas, difuminar tu fondo o parecer que te encuentras en un espacio de coworking.
Elegir la plataforma o aplicación para reuniones que mejor se adapte a nuestra situación, las necesidades y habilidades de los participantes es fundamental para que todo marche sobre ruedas.
3. Prestar atención a la apariencia y transmitir una imagen profesional
Tienes que pensar que estar trabajando en casa o en un hotel no significa que no estés preparado igual que en la oficina. Eso significa que tu imagen debe coincidir con lo que deseas transmitir en un entorno de trabajo. La ropa también es importante a la hora de realizar una videollamada para mostrar sensación de profesionalismo cuando estás teletrabajando.
La habitación en la que estén las personas debe ser luminosa y silenciosa. Básicamente, se recomienda que sea neutral y no llame la atención. Recuerda prestar atención a la postura mantenida durante este tiempo y evitar comentarios desafortunados con el micro abierto o gestos fuera de lugar.
4. Preparar y dirigir los puntos clave de las reuniones online
Es importante que los participantes conozcan de antemano el propósito de la reunión, los temas a discutir y los objetivos.
Hay momentos en los que improvisar es realmente una mala idea. Aquí el moderador o el organizador de la reunión juega un papel crucial, ya que debe asegurarse de que los discursos no se superpongan o que el participante que habla tenga el micrófono activado correctamente.
También es muy recomendable mantener un orden por medio de una escaleta o un índice de puntos a tratar, durante la videollamada. De este modo podrás marcar el inicio y el final de cada punto para asegurar la eficiencia de la reunión online.
5. Incentivar la participación
Las reuniones de negocios que no se planifican y moderan adecuadamente no son iguales a una reunión cara a cara. Para evitar que los trabajadores pierdan ese sentido de pertenencia y se conviertan en embajadores corporativos, los ejecutivos deben intentar motivar a su equipo de trabajo de forma remota. Este tiempo, si se invierte bien, puede ser sustancial y muy eficaz para aumentar la productividad.
En los casos en los que la reunión sea con clientes externos o participantes que no se conozcan, necesitarán tomarse unos minutos para presentarse y conocerse. Para crear un ambiente positivo y cercano, se pueden organizar reuniones informales para realizar un cuestionario en equipo o tomar un café virtual. En estos casos es importante que todos tengan la cámara activada.
Cómo hacer reuniones online: consejo extra
Para no prolongar las reuniones online más allá de lo necesario, donde es difícil mantener el interés y la participación de todos, es importante establecer un tiempo límite para la reunión. De este modo, los participantes se esforzaran en sintetizar sus intervenciones para que la reunión discurra de forma fluida y efectiva.
Además, es importantísimo sacar una serie de conclusiones y transmitirlas al resto del equipo. En este sentido, conviene que alguno de los participantes elabore en tiempo real el “acta” de la reunión, en el que se deben anotar todos los puntos tratados, las conclusiones y los acuerdos a los que se ha llegado. Si surgen temas no previstos, estos deben ser anotados y discutidos durante la siguiente reunión virtual.
En definitiva, debemos ser conscientes de que las videoconferencias han llegado a nuestras vidas para quedarse y debemos aprovechar todos sus beneficios. Las reuniones en línea pueden ahorrarle a las empresas mucho tiempo y dinero. Solo hay que asegurarse de realizar una buena planificación y tener cuidado con la conexión a internet de cada participante.
Las reuniones online también permiten a sus empleados adaptarse mejor a su vida privada y aumentar su productividad. Sin embargo, para que las reuniones virtuales funcionen, deben seguirse estas recomendaciones y llevarlas a cabo de manera eficaz y eficiente.
¿Has implantado estos puntos en tus reuniones online de trabajo? Si es así, probablemente ya estés aprovechado todas las ventajas de las reuniones virtuales. Y si no, te invitamos a que lo hagas para sacarle partido a las videollamadas y disfrutar de las siguientes ventajas.
Ventajas de las reuniones online
La más evidente: evitas los desplazamientos
Para reuniones con clientes es una muy buena opción cuando estos se encentran ubicados lejos de tus oficinas. Tal y como decíamos antes, las reuniones estándar nunca deberían durar más de una hora o una hora y media, ya que a partir de ese tiempo los participantes empiezan a saturarse y perder la concentración. Por lo tanto, cualquier desplazamiento de más de 30 minutos para tener una reunión es una pérdida de tiempo. Las reuniones online también evitan los desplazamientos de empleados que llevan a cabo sus servicios en remoto.
Permite compartir documentos
Resulta muy cómodo poder compartir documentos en vivo y enviar archivos para tratar diversos temas durante las reuniones online. En cambio, es un problema habitual en las reuniones presenciales que alguno de los intervinientes hayan olvidado algún documento en su propia oficina. También ocurre que a menudo que el equipo informático que hay en la sala de reuniones no esté preparado para procesar determinada información o que requiera la instalación de un software para poder visualizar los datos. Las reuniones online permiten solventar ambos problemas gracias a la posibilidad de compartir pantalla.
Permite grabar la sesión para revisarla posteriormente
Si ambas partes están de acuerdo las reuniones online permiten grabar la reunión en vídeo. De este modo, se puede dejar constancia de todos los puntos y conclusiones y revisar más adelante lo que se ha hablado. Así también se evita que las partes se contradigan sobre lo que se habló en su momento, pues queda todo grabado y es fácil comprobar qué se dijo.
Simplifica las agendas y ahorra
Muchas veces, tener reuniones presenciales hace que las conversaciones tomen otros caminos y no se traten los puntos esenciales. Además, las reuniones en persona suelen durar más tiempo, lo cual ocasiona pérdidas de tiempo y reducción de la productividad. En cambio, las reuniones online exigen capacidad de síntesis, ya que la comunicación no es igual de fluida que en persona. Esa necesidad de ir a la “raíz de los problemas” en la comunicación virtual hace que los proyectos avancen más deprisa en muchos momentos.
Permite intervenir de forma puntual
Si todo un equipo se desplaza a una reunión, la oficina se deja desatendida, junto con las tareas diarias, Las reuniones online permiten que un compañero entre 5 minutos en la reunión para hacer su aportación y luego vuelva a su puesto de trabajo para continuar con sus funciones.
Permite una mayor disponibilidad y encaje de agendas
Cuadrar agendas para tener una reunión online que implique la participación de más de dos partes es difícil. En este sentido, las reuniones virtuales hacen posible que se conecten personas que se encuentran en terceras ubicaciones y que de otro modo no podrían haber participado.