Evaluación de desempeño efectiva: recomendaciones clave para 2023.

Tan importante es que se evalúe a los colaboradores, como que los procesos de evaluación de desempeño se mantengan ágiles y adaptados a los tiempos cambiantes. ¿Vale la pena iniciar una evaluación de desempeño para que todo termine en una reunión obsoleta, de colaboradores más estresados y gerentes sin ningún dato útil para mejorar la efectividad?

Las tendencias recientes de evaluación del desempeño en empresas como Adobe, General Electric o Google condujeron a sus CEO’s a tomar decisiones acertadas y pertinentes sobre sus plantillas en 2022, porque el punto de partida de sus procesos de evaluación del desempeño son los objetivos estratégicos de las empresas y no el papeleo y el desgaste de tiempo que suponían los viejos programas.

De ejemplos prácticos como estos y la experiencia reciente, hemos resumido algunas recomendaciones clave que en 2023 pueden garantizar la efectividad de la evaluación de desempeño en una empresa.

¿Qué es la Evaluación de desempeño?

Es un proceso sistemático y periódico que mide objetivamente el nivel de eficacia y eficiencia de un empleado, con el objetivo de mejorar los resultados de su unidad. Los aspectos más relevantes a evaluar responden a las siguientes preguntas que guían una evaluación del desempeño eficaz:

• ¿Qué bienes o servicios produce el empleado y cuál es su nivel de calidad?
• ¿Cómo se comporta el empleado en su puesto de trabajo?
• ¿Qué medios utiliza durante su actividad productiva?
• ¿Cómo se integra con los valores, la cultura y los objetivos de la organización?

Existen dos sistemas principales de evaluación:

La Evaluación de resultados.

• Inicia con la descripción de puestos y la definición de estándares de trabajo.
• Se centra en el seguimiento, control y evaluación de la consecución de objetivos.
• Se evalúa el grado de consecución de objetivos y estándares establecidos
• Se basa en criterios cuantitativos a los que se puede añadir cualitativos de mejora directamente asociada con el negocio y desarrollo del profesional.

La Evaluación de competencias.

Se fundamenta en la identificación de las competencias requeridas para desempeñar un puesto de trabajo y en identificar en qué medida las personas a través de su actividad y comportamientos manifiestan dichas competencias

• Basado en criterios de evaluación cualitativos.
• Se evalúan intangibles.
• Pone el acento en la forma en que el colaborador alcanza los resultados.

¿Qué NO es la Evaluación de desempeño?

• No es una actividad aislada
• No es un trámite burocrático centrado en rellenar impresos
• No es un juicio sumarísimo del empleado
• No es un examen, ni una prueba, ni una evaluación de personalidad
• No es un sistema rígido en una sola dirección
• No es una imposición del superior

Antes de la Evaluación de desempeño

Antes de implementar un sistema de evaluación de desempeño, es preciso que se hayan definido claramente los objetivos y planes estratégicos de la empresa, en cada área de la organización.

Así mismo, se deben haber definido los perfiles de exigencias de los puestos y los objetivos que se pretenden alcanzar con el programa de evaluación, para luego dar los siguientes cuatro pasos:

1. Preparar los instrumentos de evaluación de desempeño. Es el momento de elaborar los instrumentos necesarios para llevar a cabo la evaluación del desempeño: La entrevista de evaluación y la evaluación de 360. En ellas  las escalas se utilizan, simplemente, como apoyo y orientación para evaluadores y evaluados. Tradicionalmente, los instrumentos más utilizados para evaluar eran escalas, pero, con la adopción del enfoque de competencias, las escalas han ido quedando en un segundo plano.
2. Preparar el manual de evaluación de desempeño. El manual de evaluación es el documento guía para llevar a cabo las evaluaciones del desempeño, conocido por evaluados y evaluadores. Contiene toda la información necesaria sobre los criterios, el sistema de evaluación y sobre cómo se aplicarán los resultados.
3. Informar a la organización. Toda la organización estará enterada de la implementación del sistema de evaluación, comenzando por los directivos y llegando hasta los niveles más bajos del organigrama de la empresa.  Los 380.000 empleados de IBM en 170 países reciben simultáneamente la información y los recursos para la evaluación del desempeño. Todos, en algún momento, tendrán que actuar como evaluadores y/o evaluados, por ello es un paso crucial informar adecuadamente a todos los empleados sobre el papel que van a jugar.
4. Formar a los evaluadores. La actuación de los evaluadores y evaluados es una pieza clave del programa de evaluación del desempeño, por lo que es preciso dedicarles una atención especial a través de un programa de formación, enfocado en la sensibilización, unificación de criterios y manejo de los recursos necesarios para que la evaluación tenga éxito.

Implementar el Sistema de Evaluación de desempeño

Llegado el momento de poner en marcha la evaluación, es recomendable llevar a cabo una prueba piloto antes de implantarla en toda la empresa, para probar el sistema diseñado. Con base en los resultados obtenidos en el estudio piloto, se hacen las modificaciones necesarias para luego llevar a cabo la evaluación del desempeño en toda la empresa.

El sistema que se implante y la técnica de evaluación que se utilice, deben garantizar, hasta donde sea posible, la objetividad de las evaluaciones y debe manejarse en tres fases, todas ellas importantes para el éxito del sistema.

1. Entrevista inicial: Se realiza al comienzo del año, cuando el empleado comienza un nuevo trabajo o cuando el contenido del trabajo cambia de manera significativa. Superior y empleado se reúnen para confirmar y analizar las competencias del perfil del puesto, los objetivos que el empleado debe alcanzar y el plan de formación adecuado para él.
2. Revisión de progresos: Las revisiones son entrevistas informales que se pueden realizar tan frecuentemente como consideren adecuado al superior y el subordinado, aunque se suele fijar un mínimo de dos entre la entrevista inicial y la evaluación anual. La evaluación del desempeño no es un hecho puntual, sino una actividad continua que forma parte de la responsabilidad diaria de cada mando.
3. Evaluación anual: Si las revisiones de progreso se han llevado a cabo en su momento y de forma adecuada, la evaluación anual será más sencilla, porque el empleado evaluado la percibirá como el resultado lógico de su actuación a lo largo del año. Antes de la entrevista de evaluación anual, el empleado deberá haber realizado su propia autoevaluación.

Recomendaciones clave para evaluar el desempeño en 2023

• Evaluación sistemática. No se deben utilizar procedimientos confusos, ni implantar un sistema que luego no tenga continuidad. En general, estos problemas aparecen cuando no se ha llevado a cabo una buena planificación del programa, lo que luego se refleja en la falta de recursos para llevarlo a cabo, o en baja implicación de los empleados.
• Utilizar instrumentos adecuados, tanto en lo que se refiere a su validez, como a su fiabilidad, utilizando aquellos que favorezcan la objetividad.
• Fiabilidad de los evaluadores, lo que se consigue proporcionándoles la formación adecuada para que dispongan de las competencias que exige la realización correcta de la evaluación. Asimismo, es preciso conseguir su compromiso con el sistema.
• Agilidad en los procesos. Cuando el CEO de la consultora global Deloitte se dio cuenta de que la empresa invertía dos millones de horas al año en hacer evaluaciones de desempeño, desechó el programa que implementaban, sustituyéndolo por un sistema más simple centrado en la retroalimentación individual, el aprendizaje constante e incorporación de nuevas tecnologías.
• Aplicación de los resultados. Para que todo el esfuerzo y la información recopilada tenga sentido hay que aplicar los resultados de las evaluaciones del desempeño a la elaboración de planes salariales, a la definición de necesidades de formación, a la elaboración de planes de carrera, etc. Para que el sistema diseñado mantenga su fiabilidad, validez y utilidad es además importante que se haga un seguimiento del mismo.

El impulso al desarrollo del talento después de una evaluación efectiva está comprobada en los cambios significativos que empleados y gerentes experimentan luego de medir su desempeño. En Talenmo, estamos comprometidos con mejorar áreas clave de resultados de su empresa con la implementación de un sistema de evaluación de desempeño efectivo, para facilitarle la toma de decisiones sobre salarios y promociones, necesidades de formación y mejorar el clima de la organización.

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