Análisis de la Situación de una Empresa: descubre los 10 factores de supervivencia

¿Qué es el Análisis de la Situación?

Cuando nos referimos al análisis de la situación hablamos de una serie de estudios cuyo objetivo es conocer el estado de una compañía en un momento determinado. Los entornos de la misma deben ser observados y estudiados para llegar a una conclusión sobre cómo se desenvuelven las actividades administrativas y productivas.

Para llevar a cabo el análisis de la situación de una empresa es necesario estudiar los datos históricos y la evolución reciente. De este modo se pueden identificar patrones que pueden asentar una base teórica para proseguir con la labor analítica.

En términos generales, no se trata de solo analizar. El fin último del análisis de la situación actual de la empresa es desarrollar una correcta planificación estratégica y una mejora de los procesos de la organización. En resumidas cuentas, es un ejercicio que indicará cómo se encuentra la compañía en la actualidad y qué acciones deben tomarse para que la empresa sea sostenible en el tiempo, se mantenga estable o incluso tenga expectativas de crecimiento.

Existen dos aspectos o áreas importantes para poder llevar a cabo un análisis de la situación. Por un lado, el entorno interno o microambiente; y por otro, el entorno externo o macroambiente. A continuación profundizamos más al respecto.

Microambiente

Como se puede inferir por su nombre, este aspecto del análisis se centra en la situación interna de la compañía. Se estudian y observan las aristas que pueden ser controladas desde el interior de la estructura empresarial. Existen numerosos factores dentro de esta área de estudio que deben ser analizados. Los más importantes son los siguientes:

• Proveedores. Toda compañía los necesita, ya que son quienes suministran las materias primas o productos finalizados para que el proceso productivo se lleve a cabo. En muchos casos es uno de los aspectos más relevantes a estudiar en un análisis situacional. 
• Consumidores. Conocer a los individuos o grupos que compran tus productos representa otro factor de estudio determinante. Existen dos tipos de compradores: quienes adquieren tu producto para un consumo final y quienes lo adquieren para comercializarlos. 
• Competidores. Saber quiénes son los competidores directos de tu empresa es algo vital para el desarrollo óptimo de la misma. Analizar cuántos son, quiénes son y cuáles son sus procesos productivos son los objetivos primordiales. 

Macroambiente

A diferencia de análisis del microentorno, estudiar el macroambiente significa analizar todos los factores externos que tu empresa no puede controlar pero que pueden tener efectos sobre ella. La supervivencia de una empresa en muchas ocasiones dependerá del correcto análisis de tales elementos. 

A primera vista se puede suponer que este entorno de análisis es el más complicado o menos previsible. Aun así, un correcto trabajo en el área podrá brindarte una gran seguridad a cualquier empresa. En el macroentorno existen varios factores de supervivencia de una empresa que, como imaginas, deben de ser relacionados con el microambiente:

• Legales. Analizar las leyes vigentes del Estado en el que la empresa lleva a cabo su actividad es clave. No se pueden trazar nuevas estrategias sin antes asegurarse de que las mismas no infrinjan alguna normativa nacional o comunitaria. Y por otro lado, estudiar bien la ley te dará muchas claves de cómo hacer más rentable aprovechando los vacíos y flexibilidades del marco legal establecido.
• Económicos. El sentido de toda empresa está en su productividad. Por ello la macroeconomía nacional puede influir en la marcha de toda compañía. Conocer cuál es el poder adquisitivo promedio de los ciudadanos o su nivel de ingresos son datos que deben ser evaluados para una correcta elaboración de proyecciones. 
• Sociales. Este factor es uno de los más amplios y de los que más vertientes tiene. Toda empresa se encuentra incrustada en una sociedad con la cual interaccionará económicamente. Es por este motivo que se deben estudiar y observar los pensamientos y costumbres sociales de las personas  para conocer cómo pueden influir en el funcionamiento de nuestra empresa.

Y llegados a este punto y sabiendo todo esto, queda lo más importante. ¿Cómo se lleva a cabo el Análisis de la Situación de la Empresa basado en 10 factores de supervivencia?

¿Cómo hacer un Análisis de Situación de una Empresa?

Existen diversas herramientas para llevar a cabo tal labor, pero en el presente artículo nos enfocaremos en un sistema en específico: la reflexión estratégica. Esta se basa en 10 puntos clave que afectan a la supervivencia del producto o servicio principal de la empresa. La situación de la empresa puede ser evaluada en una escala del 0 al 10 para cada factor. Los factores de supervivencia son los siguientes:

1. Urgencia. ¿Cuánta urgencia sienten los clientes por obtener el producto o servicio? 
2. Tamaño del mercado. ¿Cuántos clientes compran con frecuencia productos como el tuyo?
3. Precio Potencial. ¿Cuál es el precio máximo que los clientes están dispuestos a pagar por el producto o servicio?
4. Coste de la Venta. ¿Cuánto te cuesta obtener un nuevo cliente? El coste incluye tanto la inversión como el esfuerzo.
5. Coste de producción. ¿Cuánto dinero te cuesta fabricar el producto o provisionar el servicio?
6. Singularidad de la Oferta. ¿Cómo de difícil es para tus competidores reproducir las ventajas competitivas de tu oferta?
7. Rapidez de Entrega. ¿Cuánto tiempo necesita tu empresa para entregar el producto o finalizar el servicio desde el momento en el que se cierra la venta?
8. Inversión de Capital. ¿Cuánto tienes que invertir en la producción de cada unidad vendida antes del cobro?
9. Capacidad de Venta Recurrente. ¿Tu producto se venderá de forma recurrente o deberá captar un nuevo cliente para cada venta?
10. Potencial Perenne. ¿Cuánto trabajo adicional necesitas realizar para seguir vendiendo el producto? ¿Tu oferta mantiene el valor con el tiempo o necesita actualizaciones para seguir en el mercado?

Como habrás observado, algunos de estos factores responden tanto a criterios relacionados con el microambiente como con el macroambiente. Por este motivo, para calificar correctamente los factores del 1 al 10 será necesario un estudio previo sobre la situación relativa de la empresa respecto al mercado y respecto al contexto socioeconómico y tecnológico.

Una vez definidos los 10 factores, se suman todos para obtener el indicador de estrés. Si la puntuación es superior a 80 puntos, entonces estamos en una zona de tranquilidad. En este caso, habrá que enfocar las estrategias de forma conservadora y mantener la mayoría de los procesos productivos y comerciales.

Si nos sale una puntuación entre 50 y 80, significa que nuetros productos o servicio tiene potencial para producir grandes beneficios. Sin embargo, existen dificultades que hacen que los beneficios sean pequeños y puedan disminuir en un momento dado.

Por debajo de los 50 puntos estamos en la zona de peligro, lo cual significa que nuestro producto ha dejado de ser competitivo para el mercado actual. Y si no se realizan acciones y se replantea el negocio a nivel estratégico, la compañía puede verse obligada a cerrar.

Si se quiere obtener un análisis global que sea suficientemente representativo, se deberá realizar este test a cada uno de los productos y/o servicios importantes de la empresa dándoles a cada uno su peso proporcional (basándote en ventas o en beneficio que genera a la empresa). Se deberán analizar al menos la cantidad suficiente de productos/servicios para abarcar el 70% del negocio.

Replanteamiento o mejora de las estrategias a partir del Análisis de la Situación

Tras el Análisis de la Situación de la empresa, la estrategia como método de trabajo consistirá en seguir los siguientes pasos:

1. Identificar debilidades. Puede ser el paso más complejo, ya que hay que utilizar el sentido crítico para encontrarlas y confrontarlas. Los fallos pueden ser de muchos tipos y pueden afectar a aspectos muy diversos: el nivel de digitalización, los procesos de comercialización, las estrategias de venta, la motivación del personal, el estado de la infraestructura o incluso el organigrama de la empresa.
2. Identificar alternativas. Consistirá en plantear qué nuevos modelos de negocio se pueden atacar y en cómo mejorar los productos o servicios en base a las conclusiones obtenidas en la prueba de estrés.
3. Construir la propuesta de valor. Es decir, diseñar aquello que le vamos a ofrecer al cliente y cuál va a ser la estructura de ingresos y gastos que se va a tener que asumir para poder ofrecer este nuevo producto o producto modificado al cliente.
4. Elaborar la hoja de ruta. Se trata de establecer cuáles son los pasos que hay que dar para ser capaces de construir las propuestas de valor, transformar la organización y mejorar la situación.

Para seguir estos pasos de manera eficaz se debe prestar atención a su vez a varios aspectos:

• Pensar en lo imprevisible. El futuro es incierto, por lo que la administración de una empresa debe gestionar sus recursos y capacidades teniendo en cuenta contextos, contingencias y escenarios que pudiesen ocurrir, aunque estos sean improbables.
• Analizar la relación entre microentorno y macroentorno. Observar y analizar la estructura y procesos internos en consonancia con la situación externa a la empresa es clave para detectar oportunidades y amenazas, corregir debilidades y potenciar fortalezas.
• Concretar la visión de la empresa. Para alinear todos los agentes de la empresa en torno a una visión de futuro es imprescindible trazar estrategias a largo y corto plazo que se concreten en objetivos concretos.
• Estudiar la evolución de los hábitos de consumo. La vigilancia del consumidor no se debe dejar a un lado. Buscar nuevos patrones de consumo o preverlos puede derivar en una adaptación más rápida de los mismos por parte de la empresa. 
• Dar el paso hacia la digitalización. La innovación tecnológica es cada vez más una obligación para aumentar la competitividad, acelerar y optimizar procesos y responder mejor a las demandas del mercado. Algunos departamentos en los que la innovación es clave son Operaciones, Marketing digital y Ventas.  

Todos los aspectos señalados deben ser sometidos a un proceso de reflexión continua para alcanzar un entendimiento del negocio que no caiga en suposiciones y obsolescencias.

En definitiva…

El análisis de la situación se ha convertido en un proceso cada vez más importante en el mundo actual. Los tiempos cambian y que con ellos también deben cambiar las estrategias empresariales. Por ello es importantísimo saber cómo analizar la situación de una empresa.