El email, tan amado y tan odiado a la vez. Nos encanta enredar en él, forzar el “enviar y recibir” y luego lo odiamos porque no nos descolgamos de él y no nos entran más que “marrones”.
¿Sabes que las aplicaciones que más se descargan son las del email? Es como si buscásemos el grial del email, la APP que nos gestione el buzón de entrada, y no se acumulen y acumulen emails en nuestra bandeja.
Siempre lo digo y de momento, estoy seguro de ello: el email es uno de los grandes agujeros negros de las empresas. Sin duda alguna.
Al final ¿Dónde está la solución a nuestra relación con el email? Eso es amigo/a mío en los hábitos.
En este post te voy a dar 5 ideas, 5 claves, 5 reglas, 5 hábitos para que empieces a mejorar tu relación con el email.
Go!!
Aprovecha estas vacaciones a poner un poco de orden en tu cabeza y en tus bandeja de emails.
No escribas los emails impulsivamente y reflexiona antes de escribir.
Te dejamos 5 ideas para gestionar mejor el email.
Prohibido a primera hora de la mañana.
¿Qué pasa? Que dependes de lo que entre en el email para que te pongas a hacer algo? Si es así, tienes un problema de prioridades.
Sé que nos sigues con los consejos que damos en este blog. Sé también que planificas tu día, el día antes. Que tienes seleccionada la tarea clave para fulminarla a primera hora. El día antes tienes El plan perfecto.
Te sientas en tu mesa, abres el email y….. olvídate de tu plan perfecto, acabas de abrir la Caja de Pandora.
¿Ves por donde voy?
El asunto. Vital.
¿Has recibido alguna vez un email con el asunto “Feliz Navidad” y en el cuerpo del email una convocatoria de reunión (o algo similar)?
Seamos listos, eficaces, egoístas y colaborativos, todo esto. Necesitamos unas palabras clave que seduzcan al receptordel email. Esas palabras tienen que resumir el objetivo del email.
Ejemplo:
Asunto: Informe mayo. Fecha límite 31 mayo.
Asunto: Incidencia facturación cliente XXX
Asunto: Votación cena de Navidad empresa
Verdad que con estos asuntos puedes determinar la prioridad de los emails y “adivinar” el contenido del cuerpo.
Tómate el asunto del email muy en serio para conseguir lo que quieres. Facilita el trabajo al receptor, que él mismo pueda priorizar.
Ah!! Y ponlo siempre al final. Tendrás muuuucho más claras las palabras clave del asunto 
El cuerpo del email
Lo mismo, seamos listos, eficaces, egoístas y colaborativos.
El email no es un chat, es una herramienta de trabajo. ¿Sabes que hacemos (todos/as) a la hora de abrir un email? Escanearlo. Si, si. Escanearlo, pasar por encima el escáner visual para saber de qué va.
Genial. Vamos a ser eficaces y egoístas:
- Inmediatamente después del saludo, planta en la primera línea del email el objetivo el email.
Ejemplo:
Hola José María.
El día 31 de mayo finaliza el plazo para presentar el informe del mes. Necesito, por favor que me envíes el borrador.
Ahora toca ser colaborativo:
Si vas a escribir un email que va necesitar un pelín de chicha:
- Piensa antes de escribir Espera, espera, no empieces a aporrear el teclado sin ton ni son, párate a pensar, 10 segundos ¿Qué quiero conseguir con el email? ¿Cómo lo voy a estructurar?
- Usa negritas para destacar para que el escáner se detenga ahí y llame su atención.
- Guiones para listar ideas, puntos, opciones… lo que sea para facilitar al receptor claridad sobre el texto.
¿Es realmente necesario enviar este email?
Todo dicho sobre este punto ¿Verdad?
¿En serio necesitamos mandar al de al lado un email? ¿En serio necesitamos manda un email en plan “Buff! Qué calor hace en la oficina”?
Si queremos reducir el volumen de email y hacer un buen uso, este es el primer paso. Pregúntate ¿Es necesario enviar este email?
Enviar urgencias por email.
Cada vez que me dice alguien que las urgencias las recibe por email (y no hablo de un servicio técnico o un help desk, que aún así habría que ver) empiezo a convulsionar.
¿En serio? Vamos a reetiquetar el email: El email es un medio de comunicación, nada más.
Estás en el trabajo y recibes un email del colegio de tu hija:
“Hola Pedro.
Soy el tutor de Laura. Laura se acaba de romper un brazo, te esperamos por urgencias del hospital. Ven lo más rápido posible.
De risa ¿no? Pues chico/a en muchas organizaciones sucede algo similar.
El email es una fantástica herramienta que nos facilita muchísimo la vida, muchísimo. Simplemente, para sacarle todo el jugo y rehagamos nuestra relación con él, debemos de poner unos hábitos a funcionar. Estos 5 hábitos,te pueden ayudar enormemente.